供应链计费系统管理(一):系统概述,供应链管理费用包括哪些

1年前 (2023-02-19) 首席小编
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近年来,电商行业不断发展,业务不断增多,大家都开始线上铺货,供应链计费系统需要管理的东西也越来越多,那么该如何管理好计费系统呢?作者结合自己的实际经验,总结了一些关于结算方面的内容,希望对你有所启发。

在做了几年仓储管理系统后, 被调来做供应链计费系统, 到现在也做了两三年了, 碰到各种需求和问题, 也收获了一些经验,俗话说, 不总结不进步, 在还没有忘光之前, 赶紧总结一下, 从今天起,我来聊一聊关于结算的事 。

一、做什么(What)

业务背景: 一家专门的供应链企业,为客户提供仓储、运输、配送(快递)服务,主要服务对象为电商企业, 客户把要销售的商品存放在第三方仓库, 由对方负责库存管理和日常订单收发货,双方之间按月结算,目标是系统计算各项收入和支出, 如下:

双方之间一般都是月结 ,下个月初完成上个月的结算 , 月初由结算人员核对并导出账单, 客户进行确认后完成付款, 这里面核心工作便是计算费用和生成账单,后面的数据分析则是在此基础上完成的, 下面会专门讲我们碰到了什么问题, 是如何解决的。

二、为什么要做(Why)

近些年电商快速发展, 各大品牌各类商品都开始了线上销售, 为了增加销售量, 企业会在各大电商平台铺货, 开展多渠道销售, 多平台线上下单,线下集中发货,电商业务订单频次高且时效要求高,需要专门的订单和仓储系统处理, 这类系统主要解决订单流程管理和仓库现场操作的问题, 包括商品出入库管理、库存管理等 。

由于电商后端物流的环节比较多, 无论是仓储出入库管理, 还是多地之间的运输, 又或是快递送货上门, 物流的每部分业务都会涉及到很多的人力、物力, 无论是自建仓库组建团队操作, 还是仓储物流外包, 都需要根据实际业务准确的核算出对应的各项费用, 最终通过销售额与成本费用的差值, 才能明确的知道营利情况 。

拿三方仓储来说, 仓储物流环节众多, 每个环节会产生不同的计费项, 每个计费项又会有多种计费规则, 比如商品入仓,会涉及到卸货、清点、粘贴条码、质检、更换包装等等操作, 不同操作对应相应的收费项, 每个收费项又可能包含多种计费规则,我们常见的入库操作费计费规则可能有按箱数收费、按重量收费、 按体积收费 , 分别会涉及到入库商品的总箱数、 总重量、 总体积,

随着业务不断发展, 计费项不断增加, 计费规则不断演变, 计算众多用户不同业务形态的各物流环节费用, 是一个繁琐且复杂的工作, 用信息系统来解决, 则事办功倍。

下面我们来看看系统是怎么做的。

三、怎么做(How)

1. 收什么费

我们从业务出发, 业务主要为仓储、运输、配送, 各业务会有不同的计费项及规则, 比如:

仓储:客户将商品存在三方仓库, 仓库会按不同的环节收费,商品入库, 会收入库操作费;遇到需要粘贴条码、更换包装等, 会收粘贴条码、更换包装等的增值服务费;另外商品存在仓库里, 会根据存储的量和时间收取存储费;电商平台产生订单后,仓储企业按订单要求从仓库拣货并为消费者发货, 会收取订单操作费;拣货完成商品打包成包裹, 交给快递员配送到消费者手里,会产生快递配送费,这已经属于配送业务线的事了。

2. 怎么收费

业务了解了, 对应业务会收哪些费也做了大致了解,接下来就是研究这些费用怎么计算了 。

拿入库环节的“入库操作费”来说, 实际入库操作费根据客户或商品不同, 一般会按入库件数计费, 即n元/件;对于批量整进整出的场景,会按入库的箱数计费, 即n元/箱;还有按重量计费,n元/吨或n元/千克; 对于一些重量小体积大的商品,还会按体积计费, 即n元/方。

大致了解了收什么费, 怎么收费后, 我们来看一下如何用系统把各环节串起来:

简单说, 费用 = 数量 * 单价 ,要算某项费用, 首先要把对应的业务数据拿过来, 我们从各业务系统抽取作业完成的数据, 按照数据对应的业务类型, 匹配出相应的合同单价, 然后用数量乘以单价, 就算出了对应的费用,下面我们来举一个具体的例子。

我们还是拿入库操作费来说, 首先第一步, 我们从仓储系统里面抽取了一些入库单数据,如下表:

我们看到入库单包含了入库单号、 对应的客户、仓库,还有具体入库的商品和入库数量, 上图入库单, 收了2种商品, 总数量500, 实际上结合商品资料, 我们还能进一步算出当前单据对应的总箱数, 假如箱规都是10件/箱, 总箱数就是50箱, 还可以算出总重量和体积, 分别是单箱的重量或体积乘总箱数, 这样我们业务数据就准备的差不多了, 我们知道了这个入库订单实际入了2种商品, 总共500盒, 总箱数是50 , 总重量和总体积也有了。

第二步, 我们查了一下这个客户的合同报价, 我们把报价也录到了系统, 如下表:

我们看到这个客户的合同报价中, 入库操作费是按箱计费, 不同地区价格不同, 北京是0.9元/箱, 上海是0.8元/箱, 有了报价同时我们也明确了计费规则,即 :

费用 = 入库总箱数 * 箱单价

第三步, 我们就可以计算费用了, 例子中的入库单总计入库50箱到上海仓, 单价为0.8元/箱, 这笔入库的操作费则为 50 *0.8 = 40 元。

以上我们以入库环节的入库操作费为例,简单讲了下计算过程, 其他环节费用计算过程也类似, 实际我们会碰到很多相对复杂的场景,会对应一些具体计费规则, 例如,快递费,一般都是按包裹的重量来计费, 从上海发货到杭州:

规则A :3公斤以内统一收8元, 如果超过3公斤,第1公斤收7元,每加1公斤加2元;规则B:3公斤以内8元, 3~5公斤为10元,超过5公斤, 每加一公斤加1.5元。

这就是我们所说的计费规则,入库操作费不同规则是单位不同,这里则是重量阶梯不同, 规则是计算的逻辑, 把规则用一个表格模版表达出来, 我们称之为报价模版 ,具体我们会在后面的章节里细讲。

总结一下, 我们是这么做的:

第一步, 抽取业务数据;第二步,定制计费模版并录入合同报价;第三步, 按模版对应的计费规则计算费用, 即取对应业务数据, 配合合同报价, 按既定规则算出费用。

费用算出来后, 按客户把一个月的费用数据汇总起来, 就形成了账单, 账单经双方核对确认,就可以进入开票、回款流程 , 回款完成整个结算就算完成了, 物流业务仓储、运输、配送, 不同环节有很多计费项,对应很多计费规则, 每种规则对应不同的计费场景, 具体的一些细节我们会在后面细说,今天的介绍就到这里,希望本节对你有用!

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题图来自Unsplash,基于CC0协议。

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